dinsdag 25 oktober 2011

10 groene regels voor het gebruik van sociale media in je bedrijf

Heeft jouw bedrijf een 'social media policy'? Bestaan er richtlijnen voor het personeel in je bedrijf hoe met sociale media om te gaan?

Het zijn vragen die je als social media manager steevast voorgeschoteld krijgt op fora en bijeenkomsten rond het thema sociale media.

Wie een beetje zoekt op internet vindt zeer goede voorbeelden van een sociale media strategie, een social media policy en richtlijnen voor het personeel allerhande. Meestal gaat het om eerder formele documenten die binnen het bedrijf een goedkeuringsproces doorlopen hebben en een zekere status hebben.

Vaak ontbreekt het echter aan een gebruiksvriendelijk overzicht van een tiental praktische, direct bruikbare tips die je kan gebruiken in je interne communicatie om het personeel te sensibiliseren rond sociale media.

Als je de richtlijnen positief formuleert, eerder als positieve aanbevelingen dan als 'verboden', is de kans ook groter dat ze door de medewerkers worden opgepikt en toegepast. Vandaar een poging om "10 groene regels" voor het gebruik van sociale media in je bedrijf te formuleren.

Dit idee is geïnspireerd op een bestaand documentje "10 groene regels voor informatiebeveiliging en het instellen van een paswoord". Eerder dan te betuttelen of bestraffen worden medewerkers op een positieve manier gesensibiliseerd en geïnformeerd over het thema sociale media of het instellen van een sterk paswoord. Ik weet niet of het werkt; ik wil het wel proberen.


10 groene regels voor het gebruik van sociale media in je bedrijf

1.Gebruik een privé e-mailadres voor een persoonlijk profiel op een sociale netwerksite. Gebruik je professioneel e-mailadres als je gevraagd wordt om namens je werkgever een rol in sociale media te vervullen.

2. Wees oprecht: als je communiceert over je werk, gebruik dan je echte naam. Geef aan wie je werkgever is en wat je functie is. Wees transparant, laat altijd weten wie je bent.

3. Als je een bericht opmerkt in sociale media dat volgens jou om een reactie van je werkgever vraagt, signaleer dat dan aan de woordvoerder. Als je toch zelf wilt reageren, zeg dan duidelijk dat je in eigen naam spreekt.

4. Als iemand van de pers contact met je opneemt over jullie diensten of producten, verwijs dan door naar de woordvoerder. Dat neemt niet weg dat je in de pers een persoonlijk standpunt kunt vertolken, maar maak dan wel duidelijk dat je in eigen naam spreekt.

5. Wees loyaal tegenover je werkgever en je collega's. Een open en kritische houding is verstandig maar wees voorzichtig met directe kritiek op collega's en werkgever.

6. Denk twee keer na voor je iets post: vertel of toon niets waar je later spijt van kan krijgen. Bij twijfel nooit posten. Doe de ‘voorpaginatest’* of de ‘spiegeltest’*.

7. Heb je een fout gepost? Zorg zo snel mogelijk voor een correctie.

8. Respecteer het auteursrecht, merkrecht, publiciteitsrecht en andere rechten.

9. Verspreid geen vertrouwelijke gegevens over je werkgever. De geheimhoudingsplicht slaat onder meer op gegevens waarover nog geen eindbeslissing genomen is; gegevens uit de persoonlijke levenssfeer van andere personeelsleden en burgers; vertrouwelijke industriële, commerciële of intellectuele gegevens.

10. Verspreid geen berichten die obsceen of beledigend zijn, in strijd zijn met de openbare orde of met de goede zeden, het privé-leven van iemand aantasten, een discriminerende of xenofobische inslag hebben of daartoe aanzetten.

de 10 groene regels verbeteren

Vind je sommige regels overbodig? Welke zou je dan schrappen? Heb je in je bedrijf een gelijkaardig documentje? Kan je dat delen met ons? Wat zijn de ervaringen met zo'n document? Ik kijk uit naar je reactie!

*voorpaginatest: wat je gezegd of geschreven hebt staat morgen op de eerste pagina van een nationaal dagblad. Ben je nog altijd zeker van je zaak en overtuigd van je grote gelijk? Wat zijn de mogelijke consequenties?

*spiegeltest: kan je de volgende ochtend nog recht in de spiegel kijken zonder beschaamd weg te kijken?

woensdag 5 oktober 2011

Over Het Nieuwe Werken: verslag Kluwer congres 29 september 2011

Op 29 september 2011 organiseerde Kluwer het congres Over Het Nieuwe Werken in Brussel. De deelnemers kregen een zeer uitgebreid programma voorgeschoteld met zowel plenaire sessies van keynote speakers als kleinere sessies met cases uit de praktijk. Gastheer voor het congres was Wim De Vilder, nieuwsanker bij de VRT. Hij schetste ook de problematiek over Het Nieuwe Werken.

Wat is Het Nieuwe Werken? Een definitie

De Vilder baseerde zich op "Het Nieuwe Werken ontrafeld" van Ruurd Baane, Patrick Houtkamp en Marcel Knotter om  vier kenmerken van Het Nieuwe Werken te definiëren:
  • tijdonafhankelijk en plaatsonafhankelijk werken
  • medewerkers sturen op resultaten
  • vrije toegang tot kennis en ervaringen
  • flexibele arbeidsrelaties.
Vervolgens gaf De Vilder toelichting bij een Kluwer studie over Het Nieuwe Werken, uitgevoerd bij 872 respondenten (uit HR, ICT, facility management en bij leidinggevenden - zowel bedienden als vrije beroepen, in Vlaanderen en Nederland). Belangrijkste resultaten:
  • Kent u Het Nieuwe Werken? Vlaanderen: 42 % ja - Nederland: 96 % ja
  • Waar werkt u? 39 % beslist zelf waar zij/hij werkt; mannen 49 %, vrouwen 30 %
  • Wanneer werkt u? 46 % beslist zelf over de invulling van de arbeidstijd; mannen 57 %, vrouwen 37 %
  • 70 % werkt vaak buiten de kantooruren
  • Welke nadelen zijn er? minder zichtbaar voor collega' s en management: 79 %; direct contact met collega' s is belangrijker dat kunnen thuis werken: 63 %
  • Moet de werkgever instaan voor de inrichting van de werkplaats thuis? 35 % zegt ja, de werkgver moet dit bekostigen.
  • Zijn sociale media onmisbaar? 50 % ja
  • Is uw organisatie klaar voor het Nieuwe Werken? amper 22 % zegt ja.

Verslag van de drie plenaire sessies

Tijdens het congres waren er drie plenaire sessies met keynote speakers. Een uitgebreid verslag van elke sessie kan je nalezen door hierna op de titel van de presentatie te klikken:

  1. Het Nieuwe Werken? Eerst Het Nieuwe Organiseren! - Prof. dr. Geert Van Hootegem, Centrum voor Sociologisch Onderzoek KU Leuven

    Het Nieuwe Werken biedt fascinerende mogelijkheden. Een win-win is in de maak. Daarvoor is het anders inrichten van de werkplaats en beter communiceren een noodzakelijke voorwaarde. Maar het is niet voldoende. Het vraagt vooral veel inzicht in hoe processen verlopen. Het Nieuwe Werken moet georganiseerd worden. Anders Organiseren is een essentiële voorwaarde om van Het Nieuwe Werken een succes te maken.
  2. Zonder cultuurverandering geen Nieuwe Werken! - Frans Van Rooij, Performance coaching.

    Het Nieuwe Werken is veel meer dan een flexibele werkplek en vernieuwde ICT. Om de sprong naar de eenentwintigste eeuw echt te maken, hebben we een andere mentaliteit nodig. Een nieuwe bedrijfscultuur die steunt op de vier V' s: verbondenheid, vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid.
  3. Schapen leren niet, ook de nieuwe niet! - Jef Staes

    Het Nieuwe Werken geeft een nieuwe dynamiek aan hoe we werken gaan organiseren, vandaag en in de toekomst. Technologie en arbeidsorganisatie worden gezien als de drijvende krachten. Zijn dit wel de echte drijvende krachten of missen we de belangrijkste hefbomen om te slagen in het zogenaamde Nieuwe Werken? Staes toont de confrontatie tussen niet lerende schapen en altijd lerende 3D-smarts. Tussen het werken in een nieuwe weide of het werken in een functievrije wereld. Tussen grazende en moedige mensen.

Het Nieuwe Werken? Eerst het Nieuwe Organiseren!

Het Nieuwe Werken is hip. Het thema is hot. In 2011 lijkt er eindelijk een doorbraak te komen. Toch is het geen nieuw thema. "Plaats- en tijdonafhankelijk werken dateert al van 1985", zegt prof. dr. Geert Van Hootegem van het Centrum voor Sociologisch Onderzoek aan de KU Leuven. Het Nieuwe Werken in bedrijven introduceren zonder het Nieuwe Organiseren is echter gedoemd te mislukken. Die stelling verdedigde hij op het Kluwer congres Over Het Nieuwe Werken op 29 september 2011 in Brussel.

arbeidsplaats en arbeidstijd

Arbeidsplaats en arbeidstijd zijn recente, moderne begrippen. Een andere tijdsindeling hanteren is gemakkelijker dan loskomen van de arbeidsplaats. Zelf de arbeidsplaats kiezen is slechts mogelijk voor bepaalde actoren in een deel van de economie en hangt sterk af van de aard van het productieproces. Voor een kraanman op een bouwwerf of een monteur in een autofabriek is zelf de arbeidsplaats kiezen niet mogelijk.
Tijdens de industriële revolutie werd de werkplaats centraal georganiseerd. Mensen werden weggehaald uit hun huizen en moesten zich op hetzelfde tijdstip aanmelden op een centrale werkplaats.

De discussie over een andere tijdsindeling, flexibel omgaan met tijd, tijdeconomisering, time management werd al in de tachtiger jaren gevoerd. Uit een studie van 2010 (bron: ESWC) blijkt dat van alle werknemers in de Europese gemeenschap nog altijd 75 % een gebouw van een organisatie of bedrijf als voornaamste plaats van tewerkstelling heeft, tegenover amper 3 % thuis. Een 11 % werkt bij de cliënt en een 4 % in een voertuig.

Waarom duurt het zo lang om HNW te introduceren?

Van Hootegem haalt enkele factoren aan die belemmerend gewerkt hebben:
  • onvolwassen technologie
  • onaangepaste wetgeving
  • zelfgenoegzame (interieur)architecten, met overdreven aandacht voor het design van de flexibele werkplek, zonder zich af te vragen: welke taken moeten mensen op die werkplek uitvoeren? Wat moeten mensen hier kunnen doen?
  • controlerende bazen: nog altijd een groot probleem. Er rust vandaag ook nog een taboe op de 'controle' van kenniswerkers in een complex, innovatief meerjarenproject, bijv. in research and development.
  • lastige vakbonden
  • saboterende werknemers

Welke "drivers" kunnen het tij doen keren?

Vandaag zijn er bedreigingen en kansen die er misschien toe zullen leiden dat de dominosteen van Het Nieuwe Werken eindelijk valt en een onomkeerbare beweging wordt ingezet. Van Hootegem somt enkele ontwikkelingen op:
  • ICT-ontwikkelingen: software, hardware, cloud computing, mobiele netwerken, ...
  • het mobiliteitsprobleem: we staan al 25 jaar in de file, of beter: we veroorzaken zelf de file maar doen er niets aan om dat te voorkomen
  • een verhoogd kostenbewustzijn in de bedrijven; er wordt bespaard op huisvestingskosten en op verplaatsingsonkosten van het personeel, op archiefruimte
  • toenemende discussie over productiviteit van kenniswerkers: hoe meet en evalueer je hun prestaties?
  • architectuurontwikkelingen en nieuwe kantoorconcepten; administratieve centra van overheden dicht bij stations of vlot bereikbaar met het openbaar vervoer
  • verhoogde aandacht voor de balans werk-privé
  • tijdsouvereiniteit: de werknemer vraagt souverein over de eigen tijd te beschikken - de werkgever vraag in compensatie 24/7 bereikbaarheid. Wanneer moet de werknemer bereikbaar zijn en wanneeer beschikbaar?

Voordelen én gevaren van Het Nieuwe Werken voor de organisatie

Het productieproces wordt georganiseerd op arbeidsplaats en functionele complexiteit. De complexiteit ontstond door het functioneel organiseren van de processen. Elk stukje werk wordt door een andere functie uitgevoerd op een andere plaats. Van Hootegem haalt het voorbeeld aan van de productie van een jeans. De werkelijke productietijd van de broek bedraagt ongeveer 1 uur. In de praktijk neemt het productieproces van 1 broek ongeveer 18 dagen in beslag, van het snijden van de stof tot en met het labelen van de jeans. Als we het Nieuwe Werken willen introduceren moeten we niet enkel de organisatie bekijken maar eerst en vooral de organisatie van de processen. Een functie koppelen aan arbeidstijd en arbeidsplaats werkt belemmerend.



De drie belangrijkste gevaren voor de organisatie zijn:
  • de functionele opsplitsing wordt nog verder aangezwengeld door verdere opsplitsing in activiteiten
  • er ontstaat 'organisatorische onrechtvaardigheid': (on)afhankelijkheid van de werkplaats is niet positieneutraal; veel mensen ontlenen vandaag status aan hun werkplaats
  • georganiseerde onbereikbaarheid door te ver doorgedreven thuiswerk zonder compenserende maatregelen
Positieve punten of opportuniteiten voor de organisatie zijn:
  • informatiestromen kunnen voortaan effectief georganiseerd worden zonder architecturale, bestuurlijke of technische barrières
  • kenniswerkers zijn overvraagd; thuiswerken kan hen tot rust brengen. Thuis kunnen ze ontladen van werkstress, kunnen ze herbronnen of focussen op complexe projecten

Tips voor organisaties die HNW willen invoeren

  • Zorg voor voldoende technologische en reglementaire hygiëne
  • maak werk van etiquette, goede onderlinge afspraken
  • schenk de nodige aandacht aan status: status kruipt waar het niet gaan kan; ruimtelijke status is ten minste zichtbaar; dat statussymbool wegnemen zorgt voor weerstand. Organisaties zijn politieke systemen.
  • vertaal voor de werknemers het procesmatig buurmanschap in ruimtelijk buurmanschap. Doe het picnic-experiment. welke mensen zoeken mekaar spontaan op? Welke collega' s heb je nodig om je werk (goed) te kunnen doen. Laat die mensen zich ruimtelijk organiseren. En bedenk: voor 'vriendschap' heb je geen vaste werkplaats nodig.

conclusie

Van Hootegem spreekt van de plaats- en organisatie-paradox. Vandaag lijken de werkplaats en de organisatie er niet meer toe te doen, nu we beschikken over geavanceerde technologie en de mogelijkheden om thuis te werken. Maar werkplaats én organisatie zijn nog nooit zo belangrijk geweest.

Het Nieuwe Werken moet georganiseerd worden. Anders Organiseren is een essentiële voorwaarde om van Het Nieuwe Werken een succes te maken.
Elke organisatie moet dit nu eerst uitklaren: Welk proces moet waar gebeuren? Hoe organiseren we dit? Dit is de uitdaging waar elk bedrijf vandaag mee aan de slag moet.

zaterdag 1 oktober 2011

Schapen leren niet, ook de nieuwe niet

Schapen leren niet, ook de nieuwe niet - Jef Staes @jefstaes

Jef Staes sloot het Kluwer-congres Over Het Nieuwe Werken af. Jef liep op een wolkje want kwam net van de boekvoorstelling van zijn nieuwste boek: Ik was een schaap.
Kernboodschap van het boek: Vorm logge organisaties om tot lerende en innovatieve organisaties waarin medewerkers de vrijheid nemen om passioneel te leren en te werken aan een gemeenschappelijke missie. Jef, opgeleid als industrieel ingenieur, heeft in de loop der jaren zijn talent als schrijver en verhalenverteller ontdekt en ontplooid. De geknipte persoon dus om alles wat de deelnemers in de loop van de dag op het congres hadden geleerd onderuit te halen.

Het nieuwe leren, Het Nieuwe Werken? fictie!

Vandaag is er veel te doen rond Het Nieuwe Werken. Maar dat is fictie, het heeft nooit gewerkt. Omdat we nog vast zitten in het 2D-tijdperk. We zijn niet vrij, niet op school, niet op het werk. We zitten vast in een 2D-mentaliteit. We kijken op naar de leerkracht, de prof, de manager, die het blijkbaar allemaal weet. Macht, gebaseerd op kennis: ik weet het en jij niet. Ik ben slimmer dan jij. Veel heeft te maken met toegankelijkheid van informatie.

Waar zijn mensen echt vrij? Thuis. Waarom werken vandaag veel mensen graag thuis? Thuis worden we niet gecontroleerd, kijkt niemand mee over onze schouder. Op het werk ben je een acteur. Je speelt een rol. Je hebt een functie en bent een radertje in het geheel. Op het werk heb je een functieomschrijving. Daarin staat wat je moet doen. Je zit opgesloten in een kantoor. Je zit letterlijk achter een omheining: je bent een schaap.

De mens is een kuddedier. Staes gebruikt het beeld van een kudde schapen. Er zijn grote schapen en kleine schapen, hippe schapen en domme schapen. Een keer per jaar wordt je geschoren. Uiteindelijk ga je er aan. De 'judasgeit' neemt de kudde schapen op sleeptouw en leidt ze .... recht naar de slachtbank.

Er is nood aan een switch van het 2D-tijdperk naar het 3D-tijdperk

Je kan meer weten dan de expert, de leraar, de prof, de politicus. Nog nooit was de toegang tot informate zo groot, de drempel zo laag. Dat is natuurlijk een beangstigende situatie voor de gevestigde orde. Hun macht, gebaseerd op informatie, brokkelt af.

Om zelf de stap te zetten naar het 3D-tijdperk zijn drie zaken nodig:
  1. je moet je talent ontdekken en ontwikkelen
  2. wat je doet moet je met passie doen
  3. je moet je sociaal netwerk uitbouwen en toegang tot informatie hebben
Het kantoor van de toekomst is thuis. Thuis is SOLE = Self Organised Learning Environment. Het 'Home Office' wordt superbelangrijk. Daar ben je vrij om te leren en te werken. Op kantoor ben je niet vrij. Daar doen ze aan 'sheep management'.

Een trendbreuk is nodig

Om de switch te maken van het 2D-tijdperk naar het 3D-tijdperk is een trendbreuk nodig. Die trendbreuk is nodig in alle geledingen van de maatschappij en is gestoeld op drie pijlers:
  1. diplomavrij onderwijs - geen diploma' s maar certificaten
  2. functievrij werken - geen functies maar rollen
  3. pensioenvrij leven - geen klif-carrière maar een duin-carrière
We hebben een ander onderwijssysteem nodig. Vandaag kennen we nog altijd de dictatuur van het diploma. We kijken niet naar competenties of talenten van mensen maar naar het diploma. Wie durft een werknemer zonder diploma aanwerven?
We moeten naar een systeem van certificaten. Op basis van je talenten verdiep je je in een aantal thema's. Van die thema' s weet je heel veel af. Het interesseert je, je verdiept je erin, je wordt een specialist of ervaringsdeskundige in dat domein. Werken en leren worden versmolten. Je beheerst meerdere thema' s en bouwt een bibliotheek van competenties uit.

We hebben een andere werkorganisatie nodig. Stop mensen met talenten niet langer in een functie in een afdeling of dienst. Kijk naar de competenties van mensen en zet hen in bepaalde rollen in.

We hebben nood aan een andere loopbaan. We zullen allemaal langer moeten werken om de 'vergrijzing' te betalen. Anderzijds worden waardevolle werknemers vroegtijdig met pensioen gestuurd. De huidige carrières kan je vergelijken met een klif. Iedereen wordt de klif opgestuurd en voortgejaagd. Op het einde volgt de afgrond en stort je in de diepte. Een 'duin-loopbaan' is beter: je gaat de helling op, maakt eens een zijsprong, gaat weer wat hoger, komt eens in een dalletje terecht. Eens de top bereikt stort je niet naar beneden in de afgrond, maar kan je geleidelijkaan afdalen.

Na de theorie ... de praktijk. Wie durft?

Jef Staes heeft een duidelijke theorie. Ze veronderstelt dat bedrijven, instituten en organisaties zichzelf hervormen en heruitvinden. Het zou nu wel eens kunnen veranderen of moeten veranderen. Er is een "war for talent" bezig. Bedrijven die toptalent willen binnenhalen zullen een aantrekkelijke werkgever moeten zijn en mensen ruimte en verantwoordelijkheid geven. Op het Kluwer Congres sprak Chris Moojen van Google over het succes van een innovatieve werkomgeving. Amper 0,3 % van alle sollicitanten gaat uiteindelijk bij Google aan de slag. Bij het bekendmaken van een vacature zijn er na een dag al 50.000 cv' s ingestuurd. Andere bedrijven vissen in dezelfde vijver. Ze zullen meer moeten hebben dan een "alternatief" kantoor of gratis maaltijden. Ze hebben een transparante visie op Het Nieuwe Werken nodig en moeten aangeven hoe zij talenten zullen laten groeien en bloeien.

Anderzijds blijft veel werk in een productieomgeving routinematig verlopen, met weinig inbreng van het personeel zelf. Gaan al die schapen in opstand komen? Veel mensen voelen zich veilig in de kudde en hebben niet veel zin om uit de band te springen.

Wie wel initiaitief neemt, zijn talent ontwikkelt, passioneel met zijn werk bezig is heeft volgens Staes vandaag alle mogelijkheden. Het zijn voor mij de kenmerken van een 'ondernemer'. Ik denk aan een whiz kid, schoolmoe, geen diploma, maar met een vriend en wat geleend geld van oma in de garage van zijn ouders een bedrijfje opstarten. Ik denk ook aan mensen met talent en de juiste competenties. Zij zullen hun diensten aanbieden, op hun voorwaarden, met een evenwicht in de balans werk-privé, met aandacht voor relaties, vrienden, levenslang leren, groeien en ontwikkelen. Zij kiezen voor een lang, boeiend en vruchtbaar leven.

Schaap, tijd om uit te breken!