vrijdag 23 juli 2010

Communicatiejaarverslag Vlaamse Regering voortaan als wiki

Vlaamse overheid pioniert met wiki-jaarverslag - 8 juli 2010

Het Communicatiejaarverslag van de Vlaamse Regering wordt voortaan gemaakt met een wiki. Een wiki is een toepassing waarmee webdocumenten gezamenlijk kunnen worden bewerkt. Een bekend voorbeeld van een wiki is Wikipedia, de online encyclopedie waaraan iedereen kan meeschrijven.

De Vlaamse overheid is een groot huis met vele kamers. De grote lijnen van het communicatiebeleid worden samen uitgezet, maar verder verloopt de communicatie gedecentraliseerd: elke minister, elk departement en elk agentschap is zelf bevoegd én verantwoordelijk voor zijn communicatie. Het communicatiejaarverslag wordt dan ook geschreven door een honderdtal verschillende communicatieverantwoordelijken uit de departementen en agentschappen van de Vlaamse overheid. Met zo veel auteurs is samenwerken in een wiki een stuk efficiënter dan tekstversies en beeldmateriaal heen en weer mailen. Het vergde meer durf om die keuze door te trekken en het jaarverslag alleen in (weliswaar statisch) wikiformaat te publiceren. Die nieuwe vorm is even wennen voor de lezer, maar heeft veel voordelen.

Efficiënter en duurzamer

Efficiëntie en duurzaamheid zijn de twee grote drijfveren achter de nieuwe aanpak. De vorige jaren werd het papieren jaarverslag zeer beperkt verspreid. De meeste lezers gebruikten de digitale versie in pdf-formaat. Zo’n pdf is echter de facto bedoeld om op papier gelezen te worden. Het is niet efficiënt om een heel productieproces af te stemmen op een minderheid van de gebruikers. Dankzij het wikiformaat werden een rigide eindredactie en handmatig lay-outen ook overbodig.

In dit eerste jaar wordt de besparing nog gedeeltelijk tenietgedaan door de investeringen in het uitdenken van de structuur en het opzetten van de wiki. Maar het fundament voor de volgende jaren is wel gelegd. Voor de editie 2010 kan voortgebouwd worden op de editie 2009. Dan zal het jaarverslag ook vroeger klaar zijn.

Beter voor de lezer

Het communicatiejaarverslag bestaat uit twee delen: het eerste telt ongeveer 25 pagina’s en gaat over het algemene communicatiebeleid van de Vlaamse Regering, het tweede is een verslag van ongeveer 150 pagina’s over de communicatie van alle departementen en agentschappen. Vooral dat tweede deel wordt zelden of nooit van a tot z gelezen. Het is vooral een interessant naslagwerk. Dankzij het goed gestructureerde menu aan de linkerkant is het nu veel gemakkelijker om te bladeren. De zoekfunctie is ideaal voor wie gericht wil zoeken naar een specifieke campagne, een bepaald medium, een project enzovoort. Wie het eerste deel graag helemaal doorneemt en geen 25 pagina’s op een scherm wil lezen, kan het uitprinten. In het tweede deel kunnen alleen afzonderlijke artikels afgedrukt worden. Anders zou het milieu onnodig belast worden. Dankzij veel externe links is het jaarverslag een toegangspoort tot meer gedetailleerde informatie.

Het tweede deel werd inhoudelijk verbonden met het deel over het algemene communicatiebeleid door middel van een woordenwolk. Wie in die woordenwolk op een bepaalde term klikt (bijvoorbeeld ‘meten en evalueren’, ‘bijzondere doelgroepen’, ‘reputatiemanagement’), krijgt een lijst met relevante artikels: zowel artikels over het algemene beleid als artikels over concrete cases van de verschillende entiteiten.

Meer info?

www.vlaanderen.be/communicatiejaarverslag

Voor meer persinformatie kunt u terecht bij:

Marijke Vrijders, Afdeling Communicatie – DAR

Tel: 02 553 55 15 - E-mail: marijke.vrijders@dar.vlaanderen.be

woensdag 14 juli 2010

Twitter inzetten voor crisiscommunicatie bij de overheid

Het Nederlandse Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement COT onderzocht de mogelijkheden van het gebruik van Twitter tijdens crises.



Hoofdvraag van hun onderzoek: is Twitter een geschikt crisiscommunicatie-instrument voor de overheid en zo ja, wat zijn de vereisten voor een effectieve inzet van Twitter bij rampen en crises?


Het onderzoeksrapport is beschikbaar.

Dit zijn hun belangrijkste conclusies die in het rapport meer in detail worden beschreven:
  1. Twitter is een geschikt crisiscommunicatie-instrument voor de overheid:
    - Twitter voldoet aan de eisen van een goed crisiscommunicatie-instrument
    - Twitter kan bij verschillende crisissituaties ingezet worden
    - Twitter is een aanvulling op het huidige instrumentarium voor crisiscommunicatie
    - twitter en andere sociale media hebben nog geen vaste plek verworven in de crisiscommunicatiestrategie van overheden.
  2. Een effectieve inzet van twitter als instrument ten tijde van rampen en crises is mogelijk.
    - Het bereik, de betrouwbaarheid en de beschikbaarheid zijn geen beperkingen voor de inzet van Twitter.
    - De vormvereisten van Twitter zijn geen beperking voor crisisberichtgeving via dit instrument.
Aan de hand van de bevindingen van hun onderzoek formuleert COT een aantal overkoepelende aanbevelingen voor een effectieve inzet van Twitter en andere sociale media voor crisiscommunicatie door de overheid:
  • Benut de mogelijkheden die sociale media bieden voor crisiscommunicatie.
  • Ontwikkel een werkwijze om Twitter op een goede manier in te zetten tijdens crises.
  • Maak een keuze of Twitter alleen ingezet gaat worden voor het verspreiden van informatie over de crisis of ook om interactie te hebben met mensen die vragen hebben.
  • Maak als organisatie een twitter-account aan en laat deze verifiëren door de dienstverlener.
  • Werk in een vroeg stadium aan het realiseren van een netwerk.
  • Houdt rekening met de eigenschappen van de doelgroepen.